Independent Contractor vs. Employee
                                    Don't know whether you are paying an independent contractor or employee
                               for their services?  Here are a few tips to help you decide what classification
                               the recipient falls under and what forms are required for each.
                                     The relationship between you and the person providing the services is the
                               key to determining how he/she should be classified.  The more control you, the
                               employer, have over the process of providing a service the more likely the
                               individual will be considered an employee.  The employer must  evaluate its
                               degree of control in three areas:   behavioral control, financial  control, and the
                               type of relationship that exists with the service provider.
                                     IRS Publication 937 provides a list of 20 factors that help to determine
                              whether an individual is an employee or independent contractor.  These factors
                              are only guidelines, and some may not apply to all business relationships.
                                                                                 Employee                        Contractor
                              1.   Instruction                         Employer controls process by                Employer can only control result
                                                                                           which service is accomplished.              or outcome of  service, not the
                                                                                                                                                                means by which it is done.
                                                                                                                         
                                       2.   Training                              Trained by employer to perform             Use own method of performing
                                                                                          services as directed.                                 service.  No training by employer.

                                       3.   Integration                          Services provided are essential              Continuation of business is not
                                                                                           to the success of the business.             dependent on services provided.

                                       4.   Services Rendered                                  Yes                                                                 No
                                                  Personally

                                       5.   Hiring Assistants               Works for employer who hires,               Can hire, supervise, & pay
                                                                                            supervises, & pays workers.                  assistants.  Only responsible
                                                                                                                                                                 for result of services rendered.
                            
                              6.   Continuing                           Has continuing relationship with           Does not have continuing relation-
                                              Relationship                        employer, even if work is                          ship with employer.
                                                                                             performed at irregular intervals.

                                        7.   Set Hours of Work              Employer establishes number of             Sets own work hours
                                                                                              work hours.

                                        8.   Full-time required                Employer may require full-time                Can choose who to work for and
                                                                                             schedule for employee.                             when work will be performed.
                                     
                                        9.    Work done on                     Works on employer's premises               Can choose where work will be
                                                                                              or location specified by employer          performed.

                                     10.    Order of Sequence               Employer may require work to be            Work may be performed in any
                                                                                              performed in certain sequences.              order the individual believes to
                                                                                                                                                                     most efficient.

                                     11.   Reports                                   Employer may require reports to              Not required to submit reports to
                                                                                              be submitted by employee.                       employer.

                                     12.    Payments                               Typically paid by the hour, week,            Paid by the job or straight
                                                                                              or month.                                                      commission.

                                     13.    Expenses                                Business & travel expenses paid             All expenses paid by the individual.
                                                                                               by Employer.    

                           14.     Tools & Materials                Employer typically provides tools,           Individual supplies his/her own
                                                                                              materials, and equipment necessary         tools, materials, and equipment.
                                                                                              to perform work.

                                    15.    Investment                             Does not hold investment in facility        Has significant investment in
                                                                                              used to perform services.                           facility used to provide services.

                                    16.    Profit/Loss                             Does not realize profit or loss as              May realize profit or loss based
                                                                                              result of business performance                on performance of services.

                                    17.    Works for Multiple               Only works for employer.                          May provide service for more than
                                             Persons or Firms                                                                                          one person at a time.

                                    18.   Services Offered to                                     No                                                                Yes
                                              General Public

                                    19.    Right to Fire                           Employer may fire employee at                 Cannot be fired if contract
                                                                                              any time.                                                       specifications are met.

                                    20.    Right to Quit                                               Yes                                            Must complete responsibilities
                                                                                                                                                                     agreed upon in the job contract.

                                           If classified as an employee, the employer is required to withhold income tax,
                          withhold and pay Social Security and Medicare taxes, and pay unemployment taxes.
                          The employer must also issue a Form W-2 and provide a copy to each employee
                          for which wages were paid in the applicable tax year.  An employer is not required
                          to withhold or pay taxes for money paid to independent contractors; however, a Form
                          1099 must be issued for services costing over $600 provided by an unincorporated
                          business.  It is also important that employers have independent contractors fill out
                          Form W-9, Request for Taxpayer Identification Number and keep it on file when
                          Form 1099s are issued.
                                  It is very important to properly determine the relationship that exists between
                          an employer and a service provider.  An employer could be held liable for employment
                          taxes and subject to penalties if the IRS determines that an independent contractor
                          should be classified as an employee.  State governments also like to keep a close eye
                          on employers and are eager to collect taxes when employees are mistakenly
                          classified as contractors.  The Ohio Department of Job and Family Services (State
                          Unemployment) and Ohio Bureau of Workers' Compensation are two state organ-
                          izations that often investigate the classification of service providers.
                                  If still unsure whether you are paying an employee or independent contractor,
                          our office would be happy to answer your questions and assist you making this
                          decision.  Our phone number and office hours can be found on the "Contact Us" link
                          from the Website's home page.                                 


                                                                                Back to HomePage